Gestion des achats
Le module 'Gestion des achats', associé au module 'Contrôle budgétaire de chantier' de CYPEPROJECT, permet de calculer les fournitures nécessaires à l’exécution d’un ouvrage et de prévoir la facturation des fournisseurs et des sous-traitants.
Options du module Gestion des achats
Accédez aux options depuis le menu 'Contrôle d’ouvrage' > 'Gestion des achats' :
- Groupes d’achats
- Fournitures de l’ouvrage
- Contracter fournitures
- Appel d’offres
- Réception des offres
- Comparatifs des achats
- Générer contrats
- Contrats de l’ouvrage
Consultez les paiements aux sous-traitants et aux autres fournisseurs depuis 'Gestion de chantier' > 'Voir' > 'Paiements aux fournisseurs'.
Groupes d'achats et Fournitures d'ouvrage
- 'Groupes d’achats'
Créez des groupes d’achats et ajoutez-y des fournisseurs ou des sous-traitants en les sélectionnant dans la liste des fournisseurs de l’ouvrage.
- 'Fournitures de l’ouvrage'
Associez les fournitures de l’ouvrage à un groupe d’achats.
Ces regroupements facilitent les appels d’offres. Exemple : dès qu’un besoin d’achat de béton est identifié, lancez un appel d’offres auprès des fournisseurs du groupe 'Bétons et mortiers', qui regroupe toutes les fournitures correspondantes.
Contracter fournitures
Sélectionnez les fournitures à acheter ou à sous-traiter, en les différenciant par groupes d’achats.
Appel et réception des offres
Ces options permettent de suivre :
- les demandes d’offres envoyées ;
- les offres reçues.
Importer une offre via le bouton 'Coller'
Dans 'Réception des offres', utilisez le bouton 'Coller' pour importer, dans le tableau du fournisseur sélectionné, les données copiées dans le presse-papiers Windows.
Procédez comme suit :
- Ouvrez le document reçu du fournisseur. Relevez les informations nécessaires : le code des concepts et les prix proposés.
- Sélectionnez dans ce document un tableau (ou une partie de tableau) où :
- la première colonne contient les codes des concepts ;
- la dernière colonne contient le prix de chaque concept.
Ainsi, le logiciel associe chaque prix au bon concept (seuls les concepts identifiés par leur code sont reconnus).
- Variante : sélectionnez uniquement la colonne des prix. Dans ce cas, vérifiez que l’ordre des prix correspond à celui de la liste affichée.
- Copiez la sélection dans le presse-papiers, revenez dans CYPEPROJECT, puis cliquez sur 'Coller' pour importer les prix.
Comparatifs d'achats
Visualisez les offres reçues pour sélectionner la plus avantageuse et préparer les contrats.
Dans la fenêtre de comparatif :
- les prix les plus bas sont mis en évidence en vert ;
- les prix les plus élevés sont mis en évidence en rouge.
Générer des contrats et des contrats de l'ouvrage
- 'Générer contrats'
Créez les contrats restant à établir :- contrats fournisseurs (fourniture ou location) ;
- contrats sous-traitants (exécution).
- 'Contrats de l’ouvrage'
Affichez la liste des contrats générés pour les consulter et les modifier.
L’édition d’un contrat ouvre un éditeur de texte permettant notamment de :- modifier le texte manuellement ;
- couper, copier, coller, rechercher ou remplacer ;
- ajuster la mise en forme (police, taille, alignement, numérotation des paragraphes, etc.).
Paiements aux fournisseurs
Dans la fenêtre 'Paiements aux fournisseurs' ('Gestion de chantier' > 'Voir' > 'Paiements aux fournisseurs'), consultez la prévision des paiements :
- par fournisseur ;
- par phases d’exécution ou par mois.
Affichez également, pour chaque fournisseur :
- la liste des fournitures ;
- le détail des paiements associés à chaque fourniture.
