Gestion des achats
Le module « Gestion des achats » avec le module « Gestion et contrôle de chantier » de CYPEPROJECT permet de calculer les fournitures nécessaires pour exécuter un ouvrage et prévoir la facturation des fournisseurs et des sous-traitants.
Options du module Gestion des achats
Les options du module Gestion des achats se trouvent dans le menu Contrôle d’ouvrage > Gestion des achats :
- Groupes d’achats
- Fournitures de l’ouvrage
- Contracter fournitures
- Appel d’offres
- Réception des offres
- Comparatifs des achats
- Générer contrats
- Contrats de l’ouvrage
Les paiements aux sous-traitants et aux autres fournisseurs peuvent être visualisés depuis l’option Paiements aux fournisseurs (menu Gestion de chantier > Voir).
Groupes d'achats et Fournitures d'ouvrage
L’option Groupes d’achats permet à l’utilisateur de créer des groupes d’achats et de leur incorporer des fournisseurs ou des sous-traitants en les sélectionnant du la liste de fournisseurs de l’ouvrage. L’option Fournitures de l’ouvrage permet de lier les fournitures qui existent dans l’ouvrage à un groupe d’achats.
La génération de ces groupes facilite les appels d’offres. Par exemple, lorsque la nécessité d’acheter du béton est détectée, il est possible de lancer des appels d’offres aux fournisseurs du groupe d’achats 'Bétons et mortiers' qui comprendront toutes les fournitures de ce groupe d’achats.
Contracter fournitures
Cette option permet de sélectionner les fournitures pour les acheter ou les sous-traiter en les différenciant par groupes d’achats.
Appel et réception des offres
Les options Appel d’offres et Réception des offres permettent de contrôler les demandes d’offres réalisées et celles reçues.
Le boîte de dialogue Réception des offres (menu Gestion de chantier > Gestion des achats > Réception des offres), du bouton Coller qui copie le contenu du presse-papiers de Windows dans le tableau de réception des offres du fournisseur sélectionné. Pour que les données du presse-papiers de Windows soient utilisables dans CYPEPROJECT, il faut d'abord copier dans le presse-papiers un tableau du document envoyé par le fournisseur. Ce tableau peut être copié à partir de tout format de fichier dans lequel le fournisseur envoie ses offres (tableur, traitement de texte, PDF, etc.). Il faut procéder comme suit :
- Ouvrir le document que reçu du fournisseur. Les informations dont CYPEPROJECT a besoin dans ce document sont les prix proposés par le fournisseur et leur code.
- Sélectionner dans ce document le tableau ou la partie du tableau contenant les prix à coller dans CYPEPROJECT, de sorte que la première colonne du tableau sélectionné contienne les codes des concepts et la dernière le prix de chaque concept. De cette manière, CYPEPROJECT peut identifier à quel concept correspond chaque prix. Seuls les prix des concepts identifiés par leur code sont identifiés.
Il est également posible de ne sélectionner que la colonne contenant les prix. Dans ce cas, il faut s’assurer que l'ordre des prix correspond au contenu de la liste.
- Copier les données sélectionnées dans le presse-papiers, revenir dans CYPEPROJECT et appuyer sur le bouton Coller pour importer les prix reçus.
Comparatifs d'achats
L’option Comparatifs d’achats permet de visualiser les offres reçues afin de sélectionner la meilleure et de pouvoir préparer les contrats. En guise d’aide, dans la fenêtre où se visualise le comparatif d’achats, sont mis en évidence en vert les prix les plus bas et en rouge les prix les plus élevés.
Générer des contrats
L’option Générer des contrats offre à l’utilisateur la possibilité de créer les contrats des fournisseurs (contrats de fourniture ou de location) et des sous-traitants (contrats d’exécution) restant à contracter. L’option Contrats de l’ouvrage ouvre une boîte de dialogue qui contient la liste des contrats générés pour les visualiser et les éditer. L’édition d’un contrat ouvre un éditeur de textes où l’utilisateur peut réaliser :
- Modifications manuelles du texte
- Couper, copier, coller, chercher ou remplacer des textes
- Modifier le format (type, source et taille de la lettre, alignement du texte, numérotation de paragraphes, etc.)
Paiements aux fournisseurs
Dans la boîte de dialogue 'Paiements aux fournisseurs' (menu Gestion de chantier > Voir > Paiements aux fournisseurs), il est possible de visualiser la prévision de paiements aux sous-traitants et aux autres fournisseurs détaillée par fournisseur et par phases d’exécution ou par mois. Il est également possible de consulter les fournitures de chaque fournisseur et le détail des paiements de chacune de celles fournies.
Autres fonctionnalités
Afin d’avoir accès aux autres fonctionnalités offertes par le logiciel, il existe plusieurs modules dont les informations sont disponibles sur la page Modules de CYPEPROJECT.
