Planification de l’ouvrage : diagramme de Gantt
CYPEPROJECT permet de créer le plan d’ouvrage (calendrier des travaux) et le plan de paiement (investissements mensuels prévus) d'un projet ou d'une offre financière à partir d'un budget validé. L'outil permet de générer un ou plusieurs diagrammes de Gantt à partir de la structure par chapitres, sous-chapitres et unités d’ouvrage du budget, d'élaborer un calendrier professionnel et de lier les différentes tâches. Une fois le diagramme créé, il est possible d'obtenir le chemin critique et les calendriers correspondants pour la main-d'œuvre et le matériel.
Il est important de distinguer le type de plan d’ouvrage en cours d'élaboration :
- Plan d’ouvrage en annexe d'un projet ou d'un plan présenté par le conducteur de travaux au maître d'ouvrage
Il ne comprend généralement pas de dates précises car la date réelle de début des travaux n'est pas encore connue. De plus, pour les travaux destinés à l'administration publique, il doit se conformer aux dispositions du Cahier des charges administratifs particuliers (PCAP) de l'appel d'offres. - Plan d’ouvrage rédigé par le chef de chantier avant le début de l'exécution
Il intègre des dates spécifiques, car à ce moment-là, le calendrier réel du début et du déroulement des travaux est connu.
| Note : |
|---|
| Pour créer, modifier et imprimer le diagramme de Gantt dans CYPEPROJECT, il est nécessaire de disposer du permis GAN. |
Création du diagramme temps-activités
Avant de créer un diagramme, vérifiez que la date du système d'exploitation est correcte et que le budget du chantier est finalisé, les unités d’ouvrage étant classées selon le processus constructif.
L'éditeur de diagrammes temps-activité s'ouvre en cliquant sur bouton ‘Diagramme temps-activités’ de la barre d'outils, ou via l'option ‘Diagramme temps-activités’ du menu ‘Afficher’.
Dans la boîte de dialogue ‘Nouveau diagramme de temps-activités’, renseignez les données nécessaires à sa configuration initiale :
- Nom du diagramme
Sélection du niveau de l'arbre de décomposition pour générer la liste des activités (chapitres ou unités d’ouvrage). - Nom du plan de paiements
Type de montant à appliquer dans le calcul du plan de paiement (budget, vente, étude ou adjudication). - Inclusion (optionnelle) des frais généraux, du bénéfice industriel et/ou de la TVA dans le plan de paiement.
- Configuration du calendrier professionnel : durée d’une journée, gestion des samedis et dimanches, affichage des tâches les jours fériés et définition des jours fériés.
- Saisie automatique des jours fériés : un bouton permet de les renseigner automatiquement selon le pays ou la région.
Une fois l’action validée, la fenêtre de l’éditeur affiche, pour chaque activité de la liste, une barre de durée d’un jour, suivant l’ordre hiérarchique de l’arbre de décomposition. La date de début de la première activité correspond à la date du système d’exploitation. Chaque niveau de l’arbre devient alors une tâche contenante, dont la durée dépend des tâches qu’elle contient.
Vous pouvez ensuite renseigner la durée de chaque tâche, les déplacer, les scinder ou définir des dépendances entre elles. Le chemin critique (ou chemin le plus long) apparaît en rouge si l’option ‘Faire ressortir les tâches critiques’ de la barre d’outils est activée.
Environnement de l'éditeur de diagramme de Gantt
L'éditeur de diagrammes de Gantt comprend :
- Barre d'outils supérieure.
- Barre de défilement horizontale permettant de se déplacer sur l'échelle de temps.
- Barre de défilement verticale permettant de se déplacer dans la liste des tâches.
- Nom du diagramme de Gantt en cours d'édition.
- Liste des activités avec indication de la durée, des dates de début et de fin et du coût.
- Zone indiquant la durée de l'activité sélectionnée.
- Zone indiquant la partie de l'échelle temporelle affichée à l'écran.
- Zone des activités où les différentes activités et leurs dépendances sont représentées par des barres.
- Tâche contenante (chapitre ou sous-chapitre).
- Tâche simple (il peut s'agir d'une ligne ou d'un sous-chapitre).
- Tâche critique (ou la plus longue) représentée en rouge.
- Lignes de dépendance (ou flèches noires).
- Tableau contenant les données du plan de paiement ou de l'investissement mensuel prévu (si cette option est activée).
Utilisation de l'éditeur du diagramme de Gantt
Gestion des diagrammes
Il est possible de créer un ou plusieurs diagrammes à partir de l'option ‘Gestion des diagrammes’ de la barre d'outils. Depuis cette même fenêtre, il est aussi possible de les dupliquer, de les supprimer et de définir lequel s’ouvrira par défaut.
Outils de visualisation
Pour visualiser le diagramme en détail, la barre d'outils comporte un ensemble de boutons permettant d'adapter l'affichage du contenu graphique.
Supprimer et mettre à jour les tâches
Une tâche peut être supprimée en faisant un clic droit dessus, puis en choisissant ‘Effacer tâche’ dans le menu contextuel.
Pour récupérer une activité supprimée, il faut en créer une nouvelle manuellement, l’associer au centre de coûts correspondant, puis lancer la mise à jour avec le bouton ‘Actualiser tâches’ dans la barre d’outils.
L’outil ‘Actualiser tâches’ sert aussi à synchroniser les données des activités liées aux centres de coûts lorsque le métré ou le coût des unités d’ouvrage associées est modifié. Deux options sont proposées : ajuster le rendement en conservant la durée, ou ajuster la durée en conservant le rendement.
Définir une date initiale et ajuster la période couverte
Pour démarrer à une date de début précise, placez le curseur sur la barre de temps de la première activité contenant, faites un clic droit et choisissez ‘Information de la tâche’. En modifiant la ‘Date initiale’, l’ensemble des tâches se décale automatiquement.
La même opération peut aussi se faire depuis la zone des activités : faites glisser la tâche jusqu’à la date souhaitée, sans relâcher le bouton gauche de la souris. Pour cela, l’option ‘Mettre étiquette du mois et de l'année’ doit être activée. Elle s’affiche via le bouton ‘Échelon’ dans la barre d’outils, ou en cliquant sur la zone qui indique la période couverte par l’échelle de temps affichée à l’écran.
Si le diagramme ne tient pas entièrement à l’écran, ajustez l’affichage avec le bouton ‘Contenu’ : cliquez sur ‘Ajuster’, ou sélectionnez une période plus précise (un mois, deux mois, etc.).
Calendrier professionnel
CYPEPROJECT permet de créer un calendrier de travail pour chaque diagramme en cliquant sur le bouton ‘Calendrier Professionnel’ dans la barre d'outils.
Durée d’une activité
En utilisant l'option ‘Information de la tâche’ (accessible via le clic droit), vous pouvez également renommer une tâche ou lui attribuer une durée. Il existe quatre façons d'attribuer une durée à une tâche :
- Manuellement (depuis la zone des activités), à l'aide du pointeur de la souris, vous pouvez déplacer, étirer ou réduire les tâches en fonction de la fraction sélectionnée dans le bouton ‘Échelon’.
- En saisissant une date initiale et une date finale.
- En saisissant directement la durée en jours.
- En saisissant le rendement journalier calculé en fonction de l'équipe de travail.
| Recommandation : |
|---|
| Le rendement journalier d'une tâche peut être estimé à partir de la décomposition de l’unité d’ouvrage, en identifiant la ressource principale qui détermine la production et qui prend le plus de temps pour produire une unité de cette unité d’ouvrage. |
Montant de la tâche
Le montant d'une tâche dépend de l'option sélectionnée dans la boîte de dialogue ‘Nouveau diagramme de temps-activités’ ; il peut être basé sur le montant du budget, du chiffre d'affaires, de l'étude ou de l'offre économiquement la plus avantageuse.
De plus, il peut inclure les frais généraux, le bénéfice industriel et/ou la TVA, selon les indications fournies dans cette boîte de dialogue.
| Note : |
|---|
| Pour qu'une tâche ait un montant, elle doit être liée à un centre de coûts (voir l'outil ‘Liaison d'une tâche à un centre de coût’ dans la section « Édition des tâches et des dépendances »). |
| Plus d’informations : |
|---|
| Pour afficher les montants, la durée et/ou les dates initiale et finale des tâches, cochez la case correspondante dans ‘Configurer les options de visualisation du Gantt’. |
Édition des tâches et des dépendances
Dans l'éditeur de diagrammes temps-activités, les tâches peuvent être modifiées directement via le menu contextuel affiché par un clic droit sur l'une d'elles. Ce menu permet d'effectuer les opérations suivantes :
- Information de la tâche
Ouvre la boîte de dialogue ‘Modifier tâche’, dans laquelle il est possible de modifier :- Nom de l'activité : identifie la tâche dans le diagramme.
- Dates initiale et finale :définissent la période d'exécution prévue.
- Montant associé à la tâche : calculé ou saisi manuellement.
- Quantité et rendement : leur quotient détermine la durée de la tâche.
- Calcul manuel du pourcentage d'incidence : permet de saisir manuellement le pourcentage d'investissement mensuel de la tâche (totalisant 100 %), au lieu de le calculer automatiquement en fonction du montant ou de la durée.
- Édition des dépendances
Permet de créer, modifier ou supprimer des relations de dépendance entre les tâches en fonction des conditions de liaison (fin-début, fin-fin, début-fin ou début-début). Dans la boîte de dialogue :
- Sélectionnez la tâche à laquelle vous souhaitez subordonner la tâche actuelle (parmi celles du reste de l’ouvrage).
- Choisissez ensuite le type de dépendance dans le menu déroulant de la colonne Dépendance.
- Répétez l’opération pour ajouter autant de dépendances que nécessaire avec la tâche actuelle. - Diviser tâche
Permet d'insérer des interruptions dans l'exécution d'une tâche (par exemple, des périodes d'attente). Dans la section ‘Informations de la tâche’, vous pouvez définir les dates initiale et finale de chaque tronçon, ou les ajuster directement dans le diagramme en les faisant glisser avec la souris. - Convertir cette tâche en un événement
Transforme la tâche sélectionnée en évènement, c'est-à-dire en un repère sans durée qui représente un moment clé du projet (comme le début ou la fin d'une phase). Il est représenté graphiquement par un losange et peut avoir des dépendances associées. - Effacer tâche
Permet de supprimer la tâche sélectionnée du diagramme, ainsi que ses dépendances. - Déplacer la tâche vers le haut
Permet de modifier l'ordre hiérarchique de la tâche sélectionnée en la déplaçant d'une position vers le haut dans la liste. - Déplacer la tâche vers le bas
Permet de modifier l'ordre hiérarchique de la tâche sélectionnée en la déplaçant d'une position vers le bas dans la liste. - Insérer une tâche
Crée une nouvelle tâche immédiatement au-dessus de celle sélectionnée. Une durée égale à celle de la tâche parente et un montant initial égal à zéro lui sont attribués. - Ajouter une tâche
Crée une nouvelle tâche à la fin de la liste, avec une durée égale à celle de la tâche parente et un montant égal à zéro. Cela est utile pour ajouter des activités complémentaires ou de nouvelles phases. - Liaison d'une tâche à un centre de coût
Permet d'associer la tâche sélectionnée à un centre de coûts, c'est-à-dire à une unité d’ouvrage ou à un chapitre de l'arbre de décomposition. Il n'y aura qu'un seul centre de coûts (unité d’ouvrage ou chapitre) lié dans la liste, et il est possible de le délier à partir de la case de la colonne ‘Liée’.
| Note : |
|---|
| Si vous êtes positionné sur une tâche contenante (chapitre ou sous-chapitre), un clic droit dessus fait apparaître dans le menu contextuel l’option ‘Ajouter une tâche contenante’. |
Suivi financier par tâche de l’ouvrage
Le plan de paiements s’affiche sous forme de tableau en bas du diagramme lorsque l’option ‘Plan de paiements’ de la barre d’outils est activée.
Le tableau comporte autant de colonnes que la durée de l’ouvrage en mois. Il inclut deux lignes :
- Paiement mensuel
- Paiements cumulés prévus
Pour chaque mois, il indique les montants et les pourcentages correspondants.Ce plan, également appelé « Investissement mensuel », représente la prévision mensuelle de la somme des montants des tâches par mois. Les montants attribués aux tâches sont définis lors de la création du diagramme temps-activités.
Le plan de paiements peut aussi être représenté sous forme de graphique, appelé « Courbes d'investissement » :
- Activez l’option ‘Graphique’.
- Sélectionnez un titre et définissez le type de graphique.
- Deux courbes sont tracées :
- Paiements mensuels
- Paiements cumulés
Le graphique peut être imprimé ou enregistré dans un fichier (DXF, DWG, JPG, entre autres).
Gestion de la valeur acquise ou EVM (Earned Value Management)
La méthode de ‘Gestion de la valeur acquise’ ou EVM (Earned Value Management) est une norme de contrôle des coûts qui permet de suivre les coûts et les délais d'un projet et de fournir les informations nécessaires à la prise de décision.
Pour visualiser l’EVM selon l’approche du conducteur de travaux (constructeur) dans CYPEPROJECT, il faut d’abord créer un diagramme temps-activités avec un niveau de détail ‘Unités d’ouvrage’.
- Toutes les tâches doivent être liées à des centres de coûts (de type unités d’ouvrage) avec :
- une quantité
- un montant d’étude
- Les tâches doivent être mises à jour à partir des unités d’ouvrage de l’arbre de décomposition.
- Chaque unité d’ouvrage doit être correctement imputée à son centre de coûts.
- Il faut saisir les quantités réellement exécutées pour obtenir le prix d’exécution à chaque phase du plan de chantier.
- Les décomptes doivent être clôturés aux dates prévues afin d’enregistrer :
- les quantités décomptées
- les montants exécutés
Une fois ces étapes réalisées, dans l’éditeur du diagramme temps-activités, cliquez sur ‘EVM (Earned Value Management)’ dans la barre d’outils.
Une boîte de dialogue (en deux parties) s’affiche :
1) Partie supérieure (par mois)
- Variables du modèle EVM
- ProdPlan : production planifiée
- ProdReal : production réelle
- CertAcum : décompte (certification) cumulé
2) Partie inférieure (3 onglets)
- Graphique EVM
- Graphique des indices SPI et CPI
- Détail des tâches par mois
Impression et exportation du diagramme de Gantt
L'éditeur de diagrammes d'activités-temps dispose, dans sa barre d'outils, d'une option d’exportation qui permet de générer des fichiers au format XML ou MPX (compatibles avec Microsoft® Project et d'autres logiciels de planification).
| Plus d'informations : |
|---|
| Dans les versions 2007 à 2010 de Microsoft® Project, pour pouvoir importer un fichier au format MPX, il faut activer l'option « Autoriser le chargement de fichiers aux formats non standard ou hérités ». À partir de la version 2013, le format MPX n'est plus pris en charge par Microsoft® Project. |
Pour imprimer le diagramme de temps-activités, l'éditeur propose plusieurs options dans la barre d'outils :
- Imprimer gabarit du récapitulatif (recommandé)
Effectue l'impression à l'aide des gabarits de récapitulatifs de type ‘Gantt’. Permet d'imprimer directement ou d'exporter vers les formats PDF, DOCX, HTML, RTF, XLSX et TXT. - Imprimer plans
Effectue l'impression via une sortie vers les plans. Dans la boîte de dialogue ‘Sélection de plans’, ajoutez un nouvel élément à la liste et choisissez le périphérique souhaité. - Imprimer la vue actuelle
Permet d'imprimer la vue actuelle qui s'affiche dans la zone de travail ou de générer un fichier contenant le dessin au format graphique.
À l’aide du gabarit de récapitulatif EVM pl_evm01.pla, vous pouvez générer un récapitulatif basé sur le modèle de gestion de la valeur acquise (approche conducteur de travaux). Ce récapitulatif n’est pas accessible depuis l’éditeur des diagrammes temps-activités. Il faut :
- Fermer l’éditeur du diagramme temps-activités.
- Aller dans Fichier > Imprimer > Imprimer récapitulatif.
- Sélectionner le gabarit pl_evm01.pla pour obtenir le récapitulatif EVM.
