Gestión de compras
El módulo "Gestión de compras" de Arquímedes permite calcular los suministros necesarios para ejecutar una obra y prever la facturación de proveedores y subcontratistas.
Opciones del módulo "Gestión de compras"
Las opciones de este módulo se ubican en el menú "Control de obra" dentro del apartado "Gestión de compras":
- Grupos de compras
- Suministros de la obra
- Contratar suministros
- Solicitud de ofertas
- Recepción de ofertas
- Comparativos de compras
- Generar contratos
- Contratos de la obra
Los pagos a subcontratistas y otros proveedores se pueden visualizar desde la opción "Pagos a subcontratistas y otros proveedores" (menú "Control de obra", "Ver").
Grupos de compras y Suministros de la obra
Con la opción "Grupos de compras" el programa permite al usuario crear grupos de compras e incorporar a dichos grupos proveedores o subcontratistas que selecciona de la lista de proveedores de la obra. Con "Suministros de la obra" se pueden vincular a cada grupo de compras los suministros que existan en la obra.
La generación de estos grupos facilita la solicitud de ofertas. Por ejemplo, cuando se detecta la necesidad de comprar hormigones, se pueden solicitar ofertas a los proveedores del grupo de compras "Hormigones y morteros" que incluirán todos los suministros de ese grupo de compras.
Contratar suministros
Con esta opción es posible seleccionar los suministros para comprarlos o subcontratarlos diferenciados por grupos de compra.
Solicitud de ofertas y Recepción de ofertas
Las opciones "Solicitud de ofertas" y "Recepción de ofertas", permiten llevar un control de las peticiones de ofertas realizadas y de las recibidas.
El botón "Pegar" del diálogo "Recepción de ofertas" (menú "Control de obra", "Gestión de compras"), copia el contenido del portapapeles de Windows a la tabla de recepción de ofertas del proveedor seleccionado. Para que los datos del portapapeles de Windows sean utilizables en Arquímedes, antes se ha debido copiar al portapapeles una tabla del documento que manda el proveedor. Dicha tabla puede copiarse de cualquier formato de fichero en el que el proveedor manda sus ofertas (hoja de cálculo, procesador de texto, PDF, etc.). El procedimiento que ha de seguirse es el siguiente:
- Abrir el documento que se ha recibido del proveedor. La información que Arquímedes necesita de este documento son los precios que ofrece el proveedor y su código.
- Seleccionar en este documento la tabla o la parte de la tabla que contiene los precios que han de pegarse en Arquímedes, de forma que la primera columna de la tabla seleccionada contenga los códigos de los conceptos y la última contenga el precio de cada concepto. De este modo, Arquímedes podrá identificar a qué concepto corresponde cada precio. Solamente se tomarán los precios de los conceptos que se identifiquen por su código.
También se puede optar por seleccionar únicamente la columna con los precios. En este caso, hay que asegurarse de que el orden de los precios coincide con el contenido de la lista. - Copiar al portapapeles los datos seleccionados, regresar a Arquímedes y pulsar el botón "Pegar" para importar los precios recibidos.
Comparativos de compras
Con la opción "Comparativos de compras" es posible visualizar las ofertas recibidas para seleccionar la mejor y poder preparar los contratos. Como ayuda, en el diálogo donde se visualiza el comparativo de compras se destacan en color verde los precios más bajos y en color rojo los más altos. También se representan los totales de los suministros seleccionados por proveedor y futuro contrato.
Generar contratos y Contratos de la obra
Con la opción "Generar contratos" el usuario puede crear los contratos de los proveedores (contratos de suministro o alquiler) y de los subcontratistas (contratos de ejecución) que estén pendientes de contratar. La opción "Contratos de la obra" abre un diálogo que contiene la lista de contratos generados para visualizarlos y editarlos. La edición de un contrato abre un editor de textos desde el que es posible:
- Modificar manualmente el texto.
- Cortar, copiar, pegar, buscar o sustituir textos.
- Modificar el formato (tipo, fuente y tamaño de la letra, alineación del texto, numeración de párrafos, etc.).
Pagos a subcontratistas y otros proveedores
En el diálogo "Pagos a subcontratistas y otros proveedores" (menú "Control de obra", "Ver") es posible visualizar la previsión de pagos a subcontratistas y otros proveedores detallada por proveedor y por fases de ejecución o meses. También se pueden consultar los suministros de cada proveedor y el detalle de pagos de cada uno de los suministros.
