O módulo Gestão de compras do Arquimedes e Controle de obra permite determinar as compras necessárias para executar um projeto e prever a faturação de fornecedores e subempreiteiros.
Opções do módulo de Gestão de compras
As opções do módulo Gestão de compras estão localizadas no menu Controle de obra> Gestão de compras:
- Grupos de compras
- Fornecimentos da obra
- Contratar fornecimentos
- Pedido de ofertas
- Receção de ofertas
- Comparativos de compras
- Gerar contratos
- Contratos da obra
Os pagamentos a subempreiteiros e outros fornecedores podem ser visualizados a partir da opção Autos a subempreiteiros e outros fornecedores (menu Controle de obra > Ver).
Grupos de compras e Fornecimentos da obra
Com a opção Grupos de compras, o programa permite ao utilizador criar grupos de compras e incorporar nestes grupos fornecedores ou subempreiteiros que selecione da lista de fornecedores da obra. Com Fornecimentos da obra, podem-se vincular a cada grupo de compras os fornecimentos que existam na obra.
A geração destes grupos facilita o pedido de ofertas. Por exemplo, quando for detetada a necessidade de comprar betão, podem ser solicitadas ofertas aos fornecedores do grupo de compras "Betão e argamassas", que incluirá todos os fornecimentos desse grupo de compras.
Contratar fornecimentos
Com esta opção é possível selecionar os fornecimentos para comprá-los ou subcontratá-los diferenciados por grupos de compras.
Pedido e receção de ofertas
As opções Pedido de ofertas e Receção de ofertas, permitem acompanhar os pedidos de ofertas realizadas e as recebidas.
O diálogo Receção de ofertas (menu Controle de obra > Gestão de compras > Receção de ofertas) e o botão Colar copia o conteúdo da área de transferência do Windows para a tabela de receção de ofertas do fornecedor selecionado. Para que os dados da área de transferência do Windows sejam utilizáveis no Arquimedes, deve ser primeiramente copiada para essa área uma tabela do documento enviado pelo fornecedor. Esta tabela pode copiar-se de qualquer formato de ficheiro em que o fornecedor envie as suas ofertas (folha de cálculo, processador de texto, PDF…). O procedimento a seguir é o seguinte:
- Abra o documento que recebeu do fornecedor. A informação que o Arquimedes necessita deste documento são os preços oferecidos pelo fornecedor e o seu código.
- Selecione neste documento a tabela ou a parte da tabela que contém os preços a colar no Arquimedes, de forma que a primeira coluna da tabela selecionada contenha os códigos dos recursos e a última contenha o preço de cada recurso. Deste modo, o Arquimedes poderá identificar a que recurso corresponde cada preço. Apenas os preços dos recursos que são identificados pelo seu código serão considerados.
Também pode optar por selecionar apenas a coluna com os preços. Neste caso, deve assegurar-se de que a ordem dos preços corresponde ao conteúdo da lista. - Copie para a área de transferência os dados selecionados, regresse ao Arquimedes e prima o botão Colar para importar os preços recebidos.
Comparativos de compras
Com a opção Comparativos de compras é possível visualizar as ofertas recebidas a fim de selecionar a melhor e poder preparar os contratos. Como ajuda, no diálogo onde se visualiza o comparativo de compras, os preços mais baixos são destacados a verde e os mais altos a vermelho. Também se apresentam os totais dos fornecimentos selecionados por fornecedor e futuro contrato.
Gerar contratos
Com a opção Gerar contratos o utilizador pode criar os contratos dos fornecedores (contratos de fornecimento ou de aluguer) e subempreiteiros (contratos de execução) que estão pendentes de serem contratados. A opção Contratos da obra abre um diálogo contendo a lista dos contratos gerados para a sua visualização e edição. A edição de um contrato abre um editor de texto onde o utilizador pode realizar:
- Modificações manuais do texto
- Cortar, copiar, colar, procurar ou substituir textos
- Modificar o formato (tipo, fonte e tamanho da letra, alinhamento do texto, numeração de parágrafos...)
Autos a subempreiteiros e outros fornecedores
No diálogo Autos a subempreiteiros e outros fornecedores (menu Controle de obra > Ver > Autos a subempreiteiros e outros fornecedores) é possível visualizar a previsão dos pagamentos a subempreiteiros e outros fornecedores, detalhada por fornecedor e por fases de execução ou meses. Também é possível consultar os fornecimentos de cada fornecedor e o detalhe dos pagamentos para cada um dos fornecimentos.
Outras funcionalidades
A fim de ter acesso a outras funcionalidades oferecidas pelo programa, existem vários módulos que podem ser encontrados na página “Módulos do Arquimedes”.
