CYPEPROJECT

Le module « Contrôle budgétaire de chantier » permet d'utiliser les fonctionnalités liées au contrôle budgétaire de chantier dans CYPEPROJECT.

Ce module permet d'effectuer le contrôle budgétaire de chantier (contrôle financier, contrôle des achats et contrôle par centre de coûts), la comptabilité et l'imputation aux chapitres et aux unités d’ouvrage, en plus de toutes les fonctionnalités incluses dans le module « CYPEPROJECT ». Il est possible d'utiliser différents niveaux de contrôle. Chaque niveau reprend les possibilités et les contrôles du précédent.

• Dans la section ‘Comptes’, les options permettant de définir et de gérer les données relatives aux comptes fournisseurs, clients, financiers, achats, ventes, TVA supportée et répercutée, IGR des fournisseurs et clients, et majoration d'équivalence ;
• Dans la section ‘Gestion des achats’, les options permettant de créer des groupes d'achats et de fournitures de l'ouvrage, établir des contrats fournisseurs, de demander et de recevoir des offres, de visualiser des comparatifs d'achats, de générer des contrats et de visualiser les contrats de l’ouvrage ;
• Dans la section ‘Édition de documents’, les options permettant de gérer toute la documentation de l’ouvrage : contrats, commandes, bons de livraison, factures et imputations.
• Dans la section ‘Édition des échéances’, les options permettant de fixer la date limite d'encaissement ou de paiement d'une facture ;
• Dans la section ‘Voir’, les options permettant de consulter l'état des comptes avec les fournisseurs et les clients, de voir une comparaison des prix entre ceux de référence et ceux fournis, le résumé des imputations de l’ouvrage ou des unités d’ouvrage, de consulter les paiements aux sous-traitants et aux fournisseurs et de consulter l'historique des fournitures par documents ;

• Dans la section ‘Exporter à la comptabilité’, les options permettant d'effectuer des exportations vers des logiciels de comptabilité compatibles ;
• L’option ‘Génération des commandes’ de manière automatique ;
• L'option ‘Agenda’, pour consulter, classés par date, les commandes, les bons de livraison, les factures et les échéances, et calculer le flux de trésorerie ;
• L'option ‘Configuration’, pour modifier les options de l’ouvrage ;
• L’option ‘Supprimer l'information de gestion de chantier’ qui supprime toutes les informations relatives à la gestion du chantier.

Dans la barre située juste en dessous des menus se trouve un ensemble d'icônes d'accès rapide liées à la gestion de chantier, organisées en deux blocs fonctionnels.

• Le premier bloc regroupe celles qui concernent la gestion documentaire de l’ouvrage : ‘Édition des contrats’, ‘Édition des commandes’, ‘Édition dse bons de livraison’, ‘Entrée rapide de bons de livraison pour les commandes d'un fournisseur’, ‘Édition des factures reçues’, ‘Édition des fournisseurs’ et ‘Agenda de l’ouvrage’.
• Le deuxième bloc regroupe les outils liés à la gestion des achats : ‘Groupes d'achats’, ‘Fournitures de l'ouvrage’, ‘Établir des contrats fournisseurs’, ‘Comparatifs des achats’, ‘Générer contrats’ et ‘Contrats de l'ouvrage’.

Les options proposées sont les suivantes :

• Valeurs à utiliser comme référence
  • Permet de choisir entre budget, vente ou étude, et détermine l'origine des prix des concepts dans les comparaisons d'achats et les documents (de type commande, bon de livraison, facture et imputation). Affecte également le calcul des fournitures de l’ouvrage.
  • Paiements aux sous-traitants
    Permet de choisir entre la quantité décomptée et la quantité exécutée, et sert de base au logiciel pour calculer les paiements aux sous-traitants à chaque décompte de l’ouvrage.
• Données optionnelles
  • Copier prix attribués à la structure de référence
    En cochant cette case, chaque fois qu'un prix de fourniture est attribué à un fournisseur dans un comparatif d'achat, le prix est copié dans la structure de prix de référence du concept qui représente la fourniture.
  • Inclure documents proforma dans les récapitulatifs
    En cochant cette case, tous les documents définis comme suit sont inclus dans les récapitulatifs générés par le logiciel : ‘Non ferme’, dans le cas de commandes ; ‘Proforma’, dans le cas de bons de livraison, de factures émises et de factures reçues.
    ‘Non ferme’ ‘Proforma’
  • Inclure échéances non payées dans l'état des comptes
    Lorsque cette option est activée, les échéances qui n'ont pas été marquées comme payées sont incluses dans les récapitulatifs d'état des comptes. Elles y apparaissent avec le texte "Non payée". Cela permet de prévoir les effets des comptes.
  • Avec filtre de fournisseur dans la sélection des concepts
    En cochant cette case, seules les fournitures liées au fournisseur sélectionné s'affichent, en cliquant sur ‘Sélection de concepts’ dans les commandes, les bons de livraison, les factures reçues et les imputations avec fournisseur.
  • Avec filtre de centre de coût dans la sélection des concepts
    En cochant cette case, seuls les concepts liés au centre de coûts s'affichent en cliquant sur ‘Sélection de concepts’ dans l'édition des fournitures d'imputations.
  • Avec filtre de fournisseur dans le prix des concepts
    Lorsque cette option est activée, le fournisseur est pris en compte lors du calcul du prix des concepts, en choisissant seulement ceux liés au fournisseur sélectionné, selon l'option ‘Type prix par défaut pour concept’. Cette option n'affecte pas les champs ‘Aucun’ et ‘Prix de référence’. Cela survient en cliquant sur ‘Sélection de concepts’, dans les commandes, les bons de livraison, les factures reçues et les imputations avec le fournisseur.
  • Afficher commandes dans l'agenda
    Con esta casilla activada se pueden consultar los pedidos en la agenda.
  • Afficher bons de livraison dans l'agenda
    Con esta casilla activada se pueden consultar los albaranes en la agenda.
  • Afficher factures dans l'agenda
  • Con esta casilla activada se pueden consultar las facturas, tanto emitidas como recibidas, en la agenda.
• Type niveau d'alerte
  Le logiciel vous demande de choisir entre ‘Sans alertes’ ou ‘Avec alertes’, lors de la modification des fournitures liées à plusieurs documents, avant d'effectuer toute modification de leurs valeurs. Cela se produit en cliquant sur le bouton ‘Éditer fournitures’ dans les commandes, les bons de livraison, les factures reçues et les imputations.
• Type prix par défaut pour concept
  Permet de définir la source du prix des concepts lors de l'édition des documents. Vous pouvez sélectionner : aucun (prix nul), dernier prix, prix minimum, prix moyen, prix maximum ou prix de référence du concept. Selon l'option choisie, le logiciel applique automatiquement le prix correspondant lors de l’ajout d'un nouveau concept. Ces options sont modifiées par la fonction ‘Avec filtre de fournisseur dans le prix des concepts’
• Type d'impôt indirect
• Permet de choisir entre la TVA ou divers impôts, définis à partir de ‘Pourcentages’ dans la section ‘Afficher’ du menu ‘Configuration’.

Il est nécessaire de déterminer les comptes fournisseurs et clients pour la définition des documents. Pour exporter vers la comptabilité, définissez les autres comptes situés dans la section ‘Comptes’ du menu ‘Gestion de chantier’ :

• Fournisseurs. Liste des fournisseurs et sous-traitants (externes ou propres à l'entreprise). Il est possible d'importer des fichiers .csv contenant les données de ces fournisseurs.
• Clients. Liste des clients auxquels des décomptes sont délivrés. Il est possible d'importer des fichiers .csv contenant les données de ces clients.
• Financiers. Comptes pour lesquels les échéances sont générées.
• Achats. Comptes sur lesquels sont générées les factures émises.
• Ventes. Comptes sur lesquels sont générées les factures reçues.
• TVA supportée. Compte TVA des factures reçues.
• TVA répercutée. Compte TVA des factures émises.
• IGR Fournisseurs. Compte IGR des factures reçues.
• IGR clients. Compte IGR des factures reçues.
• Majoration d'équivalence. Compte utilisé dans les entreprises bénéficiant de ce régime. Celles-ci supportent la TVA du fournisseur et émettent des factures avec un pourcentage de supplément d'équivalence au lieu de la TVA répercutée.

Lors de la modification d’un document, vous pouvez importer des documents ou des fournitures provenant du même fournisseur, ce qui simplifie la gestion des commandes, des bons de livraison et des factures.

À l'exception des contrats et des factures émises, les autres documents disposent des options suivantes : ‘Importer contrats’, ‘Importer bons de livraison’, ‘Importer factures’, ‘Importer imputations’, ‘Importer fournitures’ et ‘Éditer fournitures’. Les boutons disponibles varient selon le type de document en cours de modification. Pour les activer, vous devez d’abord créer un document via l’option ‘Ajouter nouvel élément à la liste’ dans la barre d'outils.

Depuis ‘Importer fournitures’ et ‘Éditer fournitures’, il est possible d'effectuer une ‘Sélection partielle de la fourniture’. Cette fonctionnalité permet de scinder la quantité sélectionnée en deux : une partie est intégrée au document en cours, tandis que l’autre reste disponible pour une utilisation ultérieure dans un autre document.

Enfin, le bouton ‘Générer échéances’ apparaît uniquement dans les documents de type factures reçues. Il permet de créer des échéances afin de visualiser le flux de trésorerie, d’exporter les données vers la comptabilité ou de consulter l’état des comptes fournisseurs et clients.

Générer des échéances à partir de factures

Lors de la création à partir d'une facture, saisissez :

• Le compte financier à imputer ;
• Le montant ;
• Le plan de paiement (au comptant, 30, 60, 120, 180 jours, 30/60/90 ou personnalisé);
• La case ‘Attribuer paiements’, qui définit automatiquement l'échéance comme payée.

Générer des échéances depuis la section ‘Édition des échéances’

Dans ce cas, sélectionnez d'abord le client ou le fournisseur correspondant. La fenêtre affiche les échéances déjà générées à partir des factures, mais il est également possible de créer des échéances indépendantes, non liées à une facture. Renseignez-les depuis ‘Ajouter un nouvel élément à la liste’ :

• Date d'échéance
• Description
• Montant
• Compte
• État du paiement

Les échéances créées manuellement apparaissent dans la liste sans texte dans la colonne ‘Facture’, se distinguant ainsi de celles générées automatiquement à partir de documents.

Parmi les options disponibles, vous pouvez choisir de générer des commandes fermes ou des demandes d'offres (commandes proforma). Il est également possible de générer simultanément des imputations. Pour ce faire, sélectionnez préalablement un centre de coûts (une unité d’ouvrage, un chapitre ou le chapitre racine).

Sélectionnez ensuite les fournitures à inclure dans la commande. Elles correspondent à celles du centre de coûts choisi, avec leurs prix et quantités respectifs, et peuvent être modifiées si nécessaire.

Puis, sélectionnez le fournisseur auquel attribuer la commande.

Enfin, renseignez la description de la commande.

Les informations affichées dans l'agenda dépendent des options cochées dans ‘Configuration’ du menu ‘Gestion de chantier’ : ‘Afficher commandes dans l'agenda’, ‘Afficher bons de livraison dans l'agenda’ et ‘Afficher factures dans l'agenda’. Voir Options et configuration de la gestion de chantier.

Les champs affichés dans l'agenda sont les suivants :

• Date. Elle peut être modifiée par l'utilisateur, auquel cas les événements ou les lignes de l'agenda sont réorganisés.
• Jour. Correspondant à la date. Il n'est pas directement modifiable.
• Type de document. S'il s'agit d'une commande, d'un bon de livraison, d'une facture ou d'une échéance.
• Document. Code du document.
• Description. Résumé du document.
• Entreprise. Nom du fournisseur ou du client concerné par le document.
• Compte. Description ou titre du compte financier.
• Encaissements. Montants entrants.
• Paiements. Montants sortants.
• Flux de trésorerie. État de trésorerie. Le signe positif indique un solde positif en caisse.

• Suppression des liens d’une unité d’ouvrage vers tous les budgets auxquels elle est liée
  En faisant clic droit sur une unité d’ouvrage qui est liée à un ou plusieurs budgets dans la fenêtre "Arbre de décomposition", un menu contextuel apparaît qui contient, entre autres, l’option "Désarticuler unité d'ouvrage". La sélection de cette option supprime tous les liens de l’unité d’ouvrage choisie avec d’autre budgets, ainsi que la référence à chacun d’eux présente dans chaque sous-table de métré. Ni l’unité d’ouvrage ni son métré ne sont supprimés.
  
  
• Suppression du lien d’une unité d’ouvrage vers l’un des budgets auxquels elle est liée
  Dans la table des détails du métré d’une unité d’ouvrage liée à un ou plusieurs budgets, il existe une sous-table de métré pour chaque budget lié. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur la partie supérieure de l’une de ces sous-tables, un menu contextuel s'affiche dans lequel peut être sélectionnée l’option "Délier la sous-table". Cette option supprime le lien et la référence de l’unité d’ouvrage choisie, par rapport au budget auquel appartient la sous-table sélectionnée. Ni l’unité d’ouvrage ni son métré ne sont éliminés.